De tien meest voorkomende fouten in de salarisadministratie op een rij, die je onnodig veel geld (kunnen gaan) kosten. Wees alert op deze fouten!

Het voeren van een correcte salarisadministratie is cruciaal voor elk bedrijf. Toch komen er regelmatig fouten voor die zowel werkgevers als werknemers veel tijd en geld kunnen kosten.

Hierna vind je de tien meest voorkomende fouten in de salarisadministratie, die je onnodig veel geld kosten of kunnen gaan kosten. Let goed op dat je deze tien fouten voorkomt.

1 Indicatie schriftelijk ontbreekt bij contract voor onbepaalde tijd

De overheid stimuleert werkgevers om met hun werknemers contracten voor onbepaalde tijd aan te gaan. Sinds 1 januari 2020 betalen werkgevers een lagere WW-premie voor werknemers met een vast contract. Het premievoordeel is 5% over het loon voor werknemersverzekeringen. Het premievoordeel kan oplopen tot een bedrag van € 298,45 per maand voor iedere werknemer waar de indicatie onjuist is gevuld of waarvoor daadwerkelijk geen schriftelijke overeenkomst is gesloten! Stel in een dergelijk geval een addendum hiervoor op.

2 Aanbod vaste arbeidsomvang voor oproepkracht

Sinds 1 januari 2020 bepaalt de wet dat een werkgever een oproepkracht, steeds als de arbeidsovereenkomst 12 maanden heeft geduurd, binnen een maand een aanbod moet doen voor een vaste arbeidsomvang. Is het aanbod niet of te laat gedaan, of kan niet worden bewezen dat het gedane aanbod geweigerd is? Dan kan de medewerker, ook na langere tijd, nog aanspraak maken op het loon dat is misgelopen. De werknemer heeft recht op het loon dat overeenkomt met de vaste arbeidsomvang die de werkgever had moeten aanbieden. Om dat loon te kunnen vorderen hoeft de werknemer niet aan te tonen dat hij beschikbaar was om (meer) arbeid te aanvaarden. De loonvordering van de werknemer verjaart pas na vijf jaar.

3 De stagiaire

Een stagiaire is alleen sociaal verzekerd voor de Ziektewet. Werknemerverzekeringspremies voor de Werkeloosheidwet (WW), Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof) en de bijdrage Wet kinderopvang (WKO) zijn niet verschuldigd. Daarnaast geldt dat wanneer de stagevergoeding hoger of gelijk is aan het wettelijk minimumloon, de stagiair moet worden verwerkt als reguliere werknemer. Dan gelden al deze premies wel.

4 Onjuist woonland in de salarisadministratie

Gemakshalve worden buitenlandse krachten vaak geregistreerd op het adres van de werkgever. Dat kan mogelijk leiden tot een onjuiste Loonheffing. Vraag is waar het sociale en economische leven van de werknemer zich afspeelt. Is dat in het buitenland, dan heeft hij of zij geen recht op het belastingdeel van de loonheffingskorting.

5 Geen automatische schaalverhoging voor jeugdlonen

Het komt regelmatig voor dat automatische leeftijdsverhogingen van loonschalen bij werknemers onder de 21 niet aan staan. Hierdoor krijgen werknemers onvoldoende en niet conform cao betaald. Met alle risico’s van dien.

6 Werknemersverzekeringsafdracht voor de dga en hun partner

Dga’s kwalificeren niet als werknemer en er zijn geen werknemersverzekeringpremies voor hen verschuldigd. Dat geldt in de meeste gevallen ook voor de meewerkend partner.

7 Herziening WW-premie bij 30% afwijking contracturen

Werkgevers mogen momenteel werknemers die minder dan 35 uur per week werken, met een vast contract maximaal 30% laten overwerken onder de lage WW-premie. Wanneer dit meer dan 30% is moet de werkgever dit percentage herzien naar de hoge WW-premie. Ook als een nieuwe werknemer met een contract voor onbepaalde tijd binnen twee maanden vertrekt, moet de WW-premie worden herzien.

8 Lage WW-premie in uitkeringssituatie

Geniet een werknemer met een contract van bepaalde tijd van zwangerschaps- of betaald ouderverlof, dan mag de lage WW-premie worden berekend. Verwerk de uitkering op de juiste wijze in de loonadministratie en bespaar aanzienlijk op de ww-premie.

9 AOW’er met afdracht werknemersverzekeringen

Voor een werknemer die de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt, zijn geen werknemersverzekeringpremies verschuldigd.

10 Inkomensnorm 30%-regeling wordt niet behaald

Werknemers uit het buitenland met een specifieke deskundigheid kunnen in aanmerking komen voor de 30%-regeling. Voor toepassing van de 30%-regeling geldt een inkomensnorm. Voor 2024 is de inkomensnorm voor werknemers van 30 jaar en ouder vastgesteld op € 46.107. Voor buitenlandse werknemers die jonger zijn dan 30 jaar en beschikken over een mastertitel – Nederlandse graad in wetenschappelijk onderwijs of een gelijkwaardige graad in een ander land dan Nederland behaald – is de norm voor 2024 vastgesteld op € 35.048. Wordt dit norminkomen niet behaald, dan mag de 30%-regeling niet worden toegepast.

Fouten opsporen

Wees alert op deze top 10 fouten in de loonadministratie. Maar let op, deze lijst is zeker niet limitatief! Verkeerd toepassen van cao’s en arbeidsvoorwaarden alsmede fouten in pensioenafdrachten komen eveneens veelvuldig voor. Het vermijden van de fouten in de salarisadministratie vereist nauwkeurigheid, up-to-date kennis van wet- en regelgeving, en vaak ook de inzet van gespecialiseerde software om de administratie te automatiseren en te controleren.

Meer informatie over automatisch fouten opsporen in de salarisadministratie? Neem dan contact op met René Dijkgraaf. Mail René hier!